Il faut attendre que les inscriptions des candidats soient closes et que la Division des Examens et Concours nous donne les droits d’accès à ces étapes.
A partir du mercredi 4 décembre 2024, cela sera possible.

Avant que chaque enseignant responsable d’un groupe puisse saisir les notes EPS de leurs candidats inscrits en CCF, quelques étapes à réaliser par le chef d’établissement via son accès Arena.
Le coordonnateur EPS est vivement convié à participer à ces étapes.

Etape 1 : Affectation des candidats dans les groupes protocoles dans Cyclades

– Le chef d’établissement doit se connecter à son portail Cyclades

Il existe trois façons d’associer les élèves à un protocole.

Cas n°1 : L’établissement a la possibilité d’importer des groupes EPS et car ces derniers sont correctement renseignés, même nom utilisé lors de la création des protocoles.

– Dans le menu "EPS", il faut sélectionner le sous-menu "Importer les groupes élèves"
Il sera amené à importer un fichier élèves de l’établissement avec leurs groupes.
– Dans le menu "EPS", il faut sélectionner le sous-menu "Associer les élèves à un protocole" afin de vérifier si les élèves sont bien dans le bon groupe donc le bon protocole.
– Vous devez alors choisir l’examen sur lequel vous allez agir
– Vous pouvez déplacer des élèves d’un groupe vers un autre groupe si besoin, par exemple pour un changement de protocole.

Un tutoriel de l’académie de Créteil reprend ce cas N°1.

Si vous rencontrez des problèmes sur cette option, ne pas hésiter à passer au cas n°2, plus efficace.

Cas n°2 : L’établissement n’a pas la possibilité d’importer des groupe EPS

Cela peut par exemple correspondra aux établissements qui ne peuvent pas exporter des élèves depuis la base d’une application de scolarité ou ne possède pas de base Pronote..

– Dans le menu "EPS", il faut sélectionner le sous-menu "Associer les élèves à un protocole".
– On retrouvera alors la liste des candidats, mais aucun n’est affecté à un protocole.
– Il faut les associer à un groupe soit par le menu popup sur la droite de chaque candidat ou en déplaçant le nom des candidats dans les groupes en bas de page (voir mémo).

Cas n°3 : L’établissement a la possibilité d’importer des groupe EPS mais ces derniers ne sont pas correctement renseignés, les noms des groupes ne sont pas les mêmes saisis lors de la création des protocoles

– Dans le menu "EPS", il faut sélectionner le sous-menu "Associer les élèves à un protocole".
– On retrouvera alors la liste des candidats, mais certains ne sont pas affectés dans le bon protocole.
– Il faut les associer au bon groupe, soit par le menu popup sur la droite de chaque candidat ou en déplaçant le nom des candidats dans les groupes en bas de page (voir mémo).

Que l’on choisisse l’option 1, 2 ou 3, il faut réaliser cette étape pour accéder à la saisie des notes dans Santorin.

Autre cas : candidat en évaluation aménagée

Quel que soit le cas dans lequel se trouve votre établissement (cas n°1, cas n°2 ou cas n°3), si un élève dispose d’une épreuve adaptée, vous devez l’associer à un protocole « adapté » via le menu "EPS - Associer les élèves à un protocole"

Il faut absolument que tous les candidats soient associés à un protocole pour ouvrir l’étape dans Santorin. Si un seul candidat n’est pas affecté à un protocole, vous ne pourrez pas ouvrir les lots aux évaluateurs dans Santorin.

Il est possible de revenir dans Cyclades pour déplacer un candidat d’un protocole à un autre si cela est nécessaire (voir mémo).

Etape 2 : Vérifier les adresses mail des évaluateurs

Par défaut, au moment de la saisie des protocoles, Cyclades enregistre l’adresse mail de celui qui a saisi les protocoles. Par exemple, si le coordonnateur a saisi la totalité des protocoles, c’est son adresse mail qui sera associée à tous les protocoles.
Il faut donc que l’adresse mail de l’évaluateur du groupe protocole soit bien sélectionnée.

Pour cela, dans le menu "EPS", sélectionner le sous-menu "Contrôler / réaffecter des protocoles".
La page qui s’ouvre vous propose la liste des évaluateurs avec leurs groupes. Il faut sélectionner via le menu popup l’adresse de l’évaluateur afin qu’il soit bien identifié comme pouvant accéder à Santorin dans son espace Arena.

Etape 3 : Affectation des lots aux évaluateurs dans Santorin

Pour permettre aux enseignants de saisir les notes de leurs élèves, il est nécessaire d’attribuer les groupes aux enseignants. Un groupe d’élèves est appelé un lot.
- 1 Accéder au menu
- 2 Tableau de bord Santorin
- 3 Distribuer automatiquement les candidats
- 4 Lancer la distribution
- 5 Réaffecter un lot